Verantwortlicher:

Collex Innovation
Adrian Antonio Bravo Tenorio
c/o IP-Management #9714
Ludwig-Erhard-Straße 18
20459 Hamburg

Kontakt:

Telefon: 0152 29532515
E-Mail: [email protected]

Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Websitebesucher, Kunden und Bewerber gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, IP-Adresse).

Bewerberdaten, Recruiting & Automatisierte Abläufe

Wenn Sie sich über unsere Formulare, E-Mail, WhatsApp oder Terminbuchungen bei uns bewerben oder mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir folgende Daten:
• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer / WhatsApp-Nummer
• Angaben zur Arbeitserlaubnis in Deutschland
• Standort, berufliche Qualifikationen und sonstige freiwillige AngabenZweck der Verarbeitung:
• Kontaktaufnahme und Qualifizierung von Bewerbern
• Durchführen von Erstgesprächen und Beratung
• Vermittlung von Arbeitsstellen und ggf. Weitergabe an Partnerunternehmen (Arbeitgeber / Personaldienstleister)
• Automatisierten Abgleich von Bewerbungskriterien (z. B. Status der Arbeitserlaubnis)Rechtsgrundlage:
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen / Bewerbungsverfahren)

Hosting & Infrastruktur (Carrd & Squarespace)

Unsere Website wird bei externen Hosting-Dienstleistern betrieben:
• Carrd Inc., USA
• Squarespace Ireland Ltd. / Squarespace Inc., USADie Anbieter verarbeiten personenbezogene Daten (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp) in Server-Logfiles, um einen sicheren Betrieb der Website zu gewährleisten. Zudem können Content Delivery Networks (z. B. Cloudflare) eingesetzt werden.Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb).

Formular-Dienste (Tally.so)

Für die Erfassung von Bewerber- und Kontaktanfragen nutzen wir den Formulardienst Tally (Tally BV, Muinkkaai 32, 9000 Gent, Belgien). Wenn Sie unser Formular ausfüllen, werden die eingegebenen Daten auf den Servern von Tally verarbeitet und per Schnittstelle an unsere internen Systeme weitergeleitet.Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bewerbungsanbahnung) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Automatisierung & Workflow-Steuerung (Make.com)

Zur Vernetzung unserer internen Tools und zur automatisierten Verarbeitung von Anfragen (z. B. Weiterleitung von Formulardaten an unser CRM oder E-Mail-System) nutzen wir die Automatisierungsplattform Make (Celonis Inc. / Celonis SE).Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an effizienten und strukturierten Geschäftsprozessen).

Datenbanksystem (Google Sheets / Google Workspace)

Zur internen Strukturierung, Ablage und Bearbeitung von Bewerber- und Kontaktdaten nutzen wir Google Sheets (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland).Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

KI-gestützte Daten- & Textverarbeitung (Google Gemini AI)

Im Rahmen unserer internen Nachbereitung nutzen wir generative KI-Dienste von Google Gemini AI (Google Ireland Limited), um aus Meeting-Transkripten automatisierte Zusammenfassungen oder E-Mail-Entwürfe zu generieren. Dabei werden personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen unserer Auftragssituation verarbeitet.Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an der Beschleunigung der internen Kommunikation und Verwaltung).

Meeting-Aufzeichnung & Transkription (Fathom AI)

Für Online-Meetings (z. B. Erstgespräche) nutzen wir das Aufzeichnungstool Fathom (Fathom Video Inc., USA). Das Tool zeichnet das Gespräch auf, erstellt ein Transkript und fasst die Kerninhalte zusammen. Eine Aufzeichnung erfolgt ausschließlich nach vorherigem Hinweis bzw. mit Ihrer Einwilligung im Call.Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

CRM-System (Attio)

Zur Verwaltung von Kunden-, Partner- und Bewerberkontakten nutzen wir das CRM-System Attio (Attio Ltd., UK / USA). Dort verwalten wir Kommunikationsverläufe und den Status von Bewerbungen oder Projekten.Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Team-Kommunikation (Slack)

Für die interne Benachrichtigung über neue Bewerbungen oder Meeting-Zusammenfassungen nutzen wir den Messenger-Dienst Slack (Slack Technologies Limited, Salesforce, Irland/USA).Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an schneller interner Organisation).

E-Mail-Versand (Gmail / Google Workspace)

Für den Versand von Bestätigungen, Termin-Links, Informationen und Absagen nutzen wir Gmail (Google Ireland Limited).Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / Vorvertragliche Maßnahmen).

Terminbuchung über Calendly

Für die einfache Buchung von Erstgesprächen nutzen wir Calendly (Calendly LLC, USA). Dabei werden Name, E-Mail-Adresse und der gewählte Zeitpunkt verarbeitet.Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

WhatsApp Business

Für die direkte Kommunikation bieten wir den Kontakt via WhatsApp Business (WhatsApp Ireland Limited, Irland) an. Wenn Sie uns per WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer sowie den Nachrichtentext.Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Datenübermittlung in Drittländer (z. B. USA)

Soweit Tools genutzt werden, deren Hauptsitz in den USA liegt (z. B. Carrd, Squarespace, Fathom, Attio, Calendly, Celonis/Make), erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Frameworks (DPF) oder auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln (SCC), um ein angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren.

Weitergabe an Dritte (Arbeitgeber / Partner)

Eine Weitergabe von Bewerberprofilen an potenzielle Arbeitgeber oder Partnerunternehmen erfolgt erst nach vorheriger Abstimmung bzw. Einwilligung durch den Bewerber. Eine Übermittlung an Behörden erfolgt nur bei gesetzlicher Verpflichtung.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck (z. B. Vermittlungsprozess) erforderlich ist. Daten von Bewerbern, die nicht vermittelt werden, werden spätestens nach 12 Monaten gelöscht, sofern keine erneute Einwilligung für einen Talent-Pool vorliegt.

Ihre Rechte (Betroffenenrechte)

Sie haben jederzeit folgende Rechte bezüglich Ihrer bei uns gespeicherten Daten:
• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)Möchten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: [email protected]Zuständige Aufsichtsbehörde für Beschwerden:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover

Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (TOM) ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust oder unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.